Подводные камни электронной сдачи отчетности

При электронной сдаче годовой отчетности за 2013 год некоторые компании столкнулись с тем, что получали уведомление «Инспекции ФНС обрабатывают отчетность с задержкой». Далее следовали рекомендации для бухгалтера. Разъяснить данную ситуацию и риски для компании мы попросили Виталия Жукова, старшего специалиста по технической поддержке компании «Электронный экспресс».

Налогоплательщикам, представляющим отчетность через спецоператоров, в случае отсутствия в регламентированные сроки ответных документов стоит обратиться в службу техподдержки спецоператора. Тем более если подступают крайние сроки представления отчетности. Именно в службе техподдержки можно узнать, нужно ли отправить отчет повторно или надо связаться с инспекцией. В большинстве таких случаев повторно отправлять документы не нужно, нужно просто дождаться решения ситуации со стороны ФНС России.

Безусловно, возникает вопрос, будет отчетность считаться представленной или нет. Во-первых, отчетность считается успешно представленной, если в рамках документооборота было получено извещение о вводе. Это конечный документ в цепочке уведомления в ходе электронного документооборота. Если ЭДО в какой-то момент притормозил, главное — довести его до получения этого документа.

Во-вторых, отчетность считается представленной в срок, если дата отправки отчета, которая фигурирует в документе «Подтверждение даты отправки» (далее — ПДО), попадает в период представления, утвержденный приказом ФНС России. ПДО формирует сервер спецоператора. Такое подтверждение вместе с отчетом передается в налоговую инспекцию, поэтому налоговики всегда видят настоящую дату и время отправки. Даже в случае возникновения транспортных проблем вопросов по срокам представления возникнуть не должно.

Теперь немного о технической стороне проблемы. В перечень типовых сообщений, формируемых приемной частью ПК «ГНИВЦ ПРИЕМ Регион» (далее — ГПР), это сообщение не входит. В случае если почтовый ящик Инспекции по причине перегруженности или полного отключения почтового сервера ФНС России недоступен, сервер спецоператора при попытке передать документ налогоплательщика получает транспортную ошибку.

Если ситуация действительно связана с работоспособностью почтовых серверов ФНС России, то для сотрудников компании-спецоператора главное — оставаться осведомленными, чтобы правильно ориентировать в ситуации своих клиентов. Нужно иметь заранее либо оперативно получить ответы на вопросы:

— Где и на каком участке возникла проблема?
— В курсе ли ответственные за участок сотрудники инспекции ФНС России? Если не в курсе — оповестить.
— Каковы сроки решения ситуации?
— Если какие-то документы уже были переданы, нужна ли повторная отправка?

Информационные рассылки о плановых отключениях почтовых серверов (и других технических работах, которые могут препятствовать прохождению ЭДО) предварительно проводятся информатизаторами Управлений, обслуживающими приемные части, либо технической поддержкой спецоператоров ГНИВЦ. Это как первый вариант, когда мы знаем об этом заранее.

Но бывают и внештатные ситуации, о них мы узнаем от клиентов. Разбираемся и, исходя из информации, полученной от ФНС России, даем нужные рекомендации.

Трудностей у наших клиентов по вопросу сроков представления отчетности при таких ситуациях на моей памяти не возникало. Наш сервер, получив транспортную ошибку (о которой написано выше), каждые 15 минут повторяет отправку документа, пока наконец не получит положительный отклик о доставке. Простои в документооборотах при возникновении внештатных ситуаций на серверах ГПР, как правило, исчисляются не днями, а часами, и клиенты попросту их не замечают. Если ситуации происходят не в крайние дни представления отчетности, то никаких вопросов у инспекций не может возникнуть.

Если же трудности у них возникли в последние дни представления отчетности (а в нашей практике такое было всего один-два раза), инспекции через Управление могут запросить у нас список налогоплательщиков, которые представляли отчетность в период отключения серверов ФНС России, и (при необходимости) попросить повторить отправки этих документов.

В. Жуков,
старший специалист по технической
поддержке компании «Электронный экспресс»

«Актуальная бухгалтерия», N 5, май 2014 г.

Подводные камни электронной сдачи отчетности

Подводные камни электронной сдачи отчетности

Еще статьи из этого раздела